Bürokonzepte nach Maß – so werden Arbeitswelten heute gestaltet

ein co-working space gestaltet von DB Immobilien — Von DB Immobilien gestalteter Co-Working Space in Frankfurt am Main (Foto: Deutsche Bahn AG)

Schlagwörter wie agil oder flexibel hört man im Zusammenhang mit Arbeit 4.0 oder dem Wandel der Arbeitswelt häufiger. Aber was macht ein modernes Büro- und Arbeitskonzept eigentlich aus? Und welche Rollen spielen Technik und Kultur dabei? Fragen, die der Konzerndienstleister DB Immobilien beantwortet.

All die Jahre sind wir in unserer Bürozelle verschwunden, haben an einem Standardarbeitsplatz gesessen, auf dem, neben Computer und Tastatur, die Zimmerpflanze, das Familienfoto und der Kaffeebecher ihren festen Platz hatten. Ein- bis zweimal jährlich verließen wir unsere Einzelzelle, um eine Tagung oder Fortbildung zu besuchen. Eine Tagung – bedeutete das nicht, lange, öde Vorträge und eine Ansammlung von vielen Menschen in stickigen Räumen? Frontalbeschallung? Das ist es wohl, was die meisten mit dem Wort verbinden, und trotzdem hatte die Tagung auch etwas Gutes: Man traf mal auf andere Menschen.

Inzwischen führt eine flexible Arbeitsorganisation in allen Bereichen der Deutschen Bahn AG dazu, dass neue Bürokonzepte entwickelt werden. Verschiedene tätigkeitsorientierte Raummodule sind die Antwort auf die heutigen Bedürfnisse. Sie bilden das Konstrukt „Büro“. Je nach Art der Tätigkeit sucht sich der Mitarbeiter den passenden Arbeitsplatz. Viele Bereiche sind offen, denn das Wichtigste ist der Austausch – intern, abteilungs- und am liebsten konzernübergreifend, formell und informell. Synergien und Innovationen sollen dadurch entstehen.

Die Ansprüche der heutigen Arbeitswelt bedient bei DB Immobilien das Team „Arbeitsformen und Bürokonzepte“. Das Team erarbeitet mit seinen Kunden individuelle Bürokonzepte und kennt dabei genau die Anforderungen an eine zeitgerechte und moderne Bürowelt, in der Tätigkeits- und Aufgabenorientierung im Fokus stehen. Die beschleunigten Arbeitsprozesse verlangen unkomplizierte und schnelle Begegnungsmöglichkeiten.

Raum für informellen Austausch schaffen

Neurowissenschaftlich belegt ist, dass die wichtigsten Informationen bei zufälligen Begegnungen ausgetauscht werden, nicht unbedingt in Besprechungen. Deshalb wird auch der Gestaltung der Pausenräume eine große Bedeutung beigemessen – ansprechend gestaltete Meetingpoints, Teeküchen oder Kaffeetheken sollen eine angenehm kommunikationsfördernde Atmosphäre schaffen.

Im modernen Büro findet man aber nicht nur Teeküchen, sondern vor allem kleine Rückzugsräume (zum Beispiel Think Tanks), Projekträume und Kreativräume. Letztere können auch Veranstaltungsorte von modernen Weiterbildungen sein. „Fort- und Weiterbildungen müssen heute weder losgelöst vom Arbeitsalltag betrachtet werden, noch den Tagungscharakter von früher haben. Selbst eine EDV-Schulung kann kreativ gestaltet werden, beispielsweise an Gruppentischen anstatt im klassischen Unterrichtsraum“, sagt Beate Kühnert aus dem Team Arbeitsformen und Bürokonzepte.

von DB Immobilien gestalteter Kreativraum mit Wandbeschriftung heute am morgen arbeiten — Kreativraum in Frankfurt am Main: Die Raummodule sind individuell konfigurierbar (Foto: Deutsche Bahn AG)

„Empower The People“

Ziel ist es, Raumkonzepte zu schaffen, die es den Menschen ermöglichen, selbst zu entscheiden, wo und wie sie arbeiten. „Empower The People“ („Befähige die Menschen“) lautet deshalb der Grundsatz für die neue Büroraumgestaltung und zeigt sich vor allem in einer flexibel konfigurierbaren Raumgestaltung, wie sie beispielsweise in der Gallusanlage 8 in Frankfurt am Main umgesetzt wurde. Dort haben alle neu gestalteten Kreativräume eine unterschiedliche Ausstattung und Gestaltung und bieten die Möglichkeit, das Arbeitsumfeld an die jeweilige Arbeitssituation anzupassen. Dazu können die Sitzgelegenheiten beliebig zusammengestellt oder schnell und einfach beiseite geräumt werden. Große Kreativwände, die beschreibbar und magnetisch sind, sorgen dafür, dass Ideen schnell und unkonventionell festgehalten werden können.

Die Gallusanlage 8 in Frankfurt am Main wird schon bald zum Aushängeschild für zukunftsorientiertes Arbeiten. DB Immobilien transformiert das konventionelle Bürogebäude derzeit in mehreren Bereichen in eine moderne Bürowelt. Neben den Kreativräumen und dem Business Club wird ein DB-eigener CoWorking-Space geschaffen. Die Arbeitsplätze sind tageweise buchbar. Ziel der neuen Konzeption ist es, Konzernunternehmen miteinander zu vernetzen und Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen in Austausch zu bringen.

Außerdem ist im Gebäude auch eine flex@work-Testfläche zu finden. Wer plant, seine Arbeitsform und damit auch die Gestaltung seines Büros zukunftsorientiert auszurichten, kann sich hier erste Anregungen holen und nach Wunsch auch die Fläche temporär nutzen. Die Fläche ist ein Beispiel dafür, wie modernes Arbeiten aussehen kann. DB Immobilien erarbeitet für jedes DB-Konzernunternehmen ein maßgeschneidertes Bürokonzept, nachdem eine ausführliche Bedarfsanalyse erfolgt ist. Dabei wird abgefragt, welcher Art die Tätigkeiten sind und in welchem Konzentrationsgrad sie ausgeführt werden.

Die Ergebnisse sind wichtig für das Desk-Sharing-Modell, mit dem eine effiziente Flächennutzung gewährleistet werden soll. Beim Desk-Sharing sind die Schreibtische nicht mehr persönlich zugeordnet, sondern werden nach Verfügbarkeit und optimalem Arbeitsort gewählt. In so genannten Heimatbereichen trifft man Kollegen aus dem gleichen Team oder Fachbereich.

Das Konzept „New Work“

Neben dem Grundsatz „Empower The People“, orientiert sich DB Immobilien bei der Gestaltung von Bürokonzepten am Konzept „New Work“, das erstmals von dem Sozialphilosophen Prof. Dr. Frithjof Bergmann entwickelt wurde. Darin setzte er sich mit der philosophischen Frage nach der Freiheit des Menschen auseinander. Nichts schien den Menschen unfreier zu machen als Arbeit. Mit dem Projekt „New Work“ fand Bergmann schließlich eine praktische Verwirklichung seiner theoretischen Überlegungen. Er geht davon aus, dass das bisherige Job-System am Ende ist. Die Automatisierung führt immer mehr dazu, dass die Menschen sich mit der Frage konfrontiert sehen: „Was willst du in Zukunft im Arbeitsleben machen?“

Im Konzept stehen dabei drei strategische und organisatorische Säulen im Fokus, die weiterentwickelt werden: Bricks, Bytes & Behaviour.

Bricks

Bricks bedeutet, dass eine entsprechende Raumarchitektur entwickelt wird, bei der im Wesentlichen Form, Farbe und Material, Akustik, Klimatisierung und Beleuchtung abgestimmt sind.

Bytes

Bytes ist die Bereitstellung einer technischen Ausstattung, mit der über mobile Endgeräte vernetzt miteinander gearbeitet werden kann. Mit einem fest installierten PC-Arbeitsplatz lässt es sich schlecht flexibel arbeiten. Dass man seinen Arbeitsplatz aber wie ein Schneckenhaus auf dem Rücken trägt, ist für die meisten nicht von Beginn an selbstverständlich.

Behaviour

Damit ist man schnell bei der dritten Säule: „Behaviour“. Sie dreht sich um den Faktor Mensch, der die neuen Räume und technologischen Werkzeuge bedienen muss. Führungskräfte haben dabei eine wichtige Aufgabe. Sie müssen den Mitarbeitern das neue Arbeiten ermöglichen, vorleben und sie durch aktives Veränderungsmanagement einbinden und begleiten.

Die Kultur des flexiblen Arbeitens

Ein Teil davon ist auch der Wandel von klassischen hierarchischen Strukturen hin zu flexiblen Konzepten, bei denen Aufgaben selbstständig und mit dem nötigen Freiraum erfüllt werden können. DB Immobilien berät die Unternehmen oder Einheiten dabei und führt entsprechende Kultur-Workshops durch.

„Es gilt, ein neues Raumkonzept mit konfigurierbaren Modulen richtig zu nutzen“, erklärt Beate Kühnert. „Die Kultur spielt eine wesentliche Rolle in der neuen Arbeitswelt. Moderne Raumkonzepte bilden zunächst einmal eine Hülle, die mit Leben gefüllt werden muss. Wir haben in einigen Konzernunternehmen das Prinzip „flex@work“ bisher auf unterschiedlichste Art und Weise umgesetzt.“

flex@work ist ein Ansatz, der durch Vertrauen und Selbstbestimmung geprägt ist und darauf zielt, ergebnisorientiert zu arbeiten. Es bedeutet im Wesentlichen, dass Arbeitsort und Arbeitszeit selbst gewählt werden können, um optimale Ergebnisse schneller zu erreichen. Damit ein Zusammenspiel einer Einheit trotzdem funktioniert, muss jedes flexibel arbeitende Team oder Unternehmen eigene Spielregeln aufstellen. Alles beginnt damit, dass man seine eigenen Arbeitsaufgaben einmal genauer betrachtet und für sich bestimmt, wann welches Raummodul sinnvoll ist. Schließlich werden daraus neue Formate der Zusammenarbeit im Team abgeleitet.

„Flexibel arbeiten klingt einfacher als es ist. Wie viele Herausforderungen es tatsächlich mit sich bringt, sehen wir jeden Tag. Ein gutes Beispiel liefert die Einarbeitung neuer Kollegen, die natürlich eine gewisse Präsenz erfordert, die im bestehenden Team aber vielleicht mit der Zeit gar nicht mehr vorhanden ist. Präsenz wird individuell in jedem Team vereinbart und damit auch, wie mit der Einarbeitung neuer Kollegen umgegangen wird. Ein Einarbeitungsplan mit Ansprechpartnern, bestehend aus Terminen mit allen Teammitgliedern, kann hier eine Lösung sein“, erklärt Dörte Albrecht, flex@work-Beraterin bei DB Immobilien.

Die verschiedenen Räumlichkeiten der Gallusanlage sollen bis 2019 vollständig fertiggestellt sein. Schon jetzt können sie von allen Konzernunternehmen über die Konferenzraumbuchungssoftware (KRBS) gebucht werden.

Ausblick

Das Team „Arbeitsformen und Bürokonzepte“ hat im Jahr 2014 das erste Bürokonzept umgesetzt und seitdem eine Reihe weiterer Konzepte entwickelt. Mit dem Projekt „Flex-Haus Lister Dreieck“ in Hannover geht DB Immobilien derzeit gemeinsam mit mehreren Konzernunternehmen einen weiteren großen Schritt in Richtung Zukunft. Das Projekt bündelt viele Herausforderungen parallel: die Zusammenführung mehrerer Standorte mit insgesamt 1.000 Mitarbeitern, die Einführung des flexiblen Arbeitens und der Umzug in ein neues Gebäude mit einer offenen Bürostruktur und verschiedenen Raummodulen.

(Veröffentlicht am 28. November 2018)